Riktlinje för sociala medier

Gäller från och med: 21 februari 2024

Innehållsförteckning

1. Sociala medier – definition
2. Syfte
3. Mål
4. Använda sociala medier i tjänsten
   
5. Kommunen som avsändare

Sociala medier – definition

Sociala medier avser digitala plattformar som kombinerar teknik, social interaktion och användargenererat innehåll. De inbjuder till samtal, ibland med många parter, och användarbegreppet omfattar därför alla som är aktiva via ett socialt medium. De är till karaktären kommunikationsvägar snarare än informationsbärare. De är informella, snabba och kan sprida information mycket snabbt.

Exempel på nuvarande plattformar för sociala medier är Facebook, Instagram, X, LinkedIn, YouTube, Snapchat och TikTok.

Syfte

Syftet med Vara kommuns användning av sociala medier är främst att skapa dialog med invånarna och att ha ytterligare en kanal för att berätta om vad som händer i kommunen. Sociala medier är dessutom användbart vid kriskommunikation, rekrytering, varumärkesbyggande och omvärldsbevakning. I sociala medier är det möjligt att nå ut till människor som kommunicerar digitalt men som vanligtvis inte besöker kommunens egen webbplats.

Mål

Allt arbete i kommunen utgår från Vara kommuns övergripande mål och vi ska kommunicera i enlighet med kommunens kommunikationspolicy.

Samtliga mål följs upp i samband med delårs- och årsrapporter.

Använda sociala medier i tjänsten

Det ska finnas ett tydligt syfte med kommunens användning av sociala medier. Nya konton ska startas i samråd med kommunikationsavdelningen samt vara förankrat med verksamhetschef/enhetschef. Ansökan om uppstart av sociala medie-konto görs via en intern e-tjänst. Kommunikationsavdelningen ska ha tillgång till inloggningsuppgifter till konton på sociala medier.

Arbetet i sociala medier ska utföras i enlighet med den framtagna rutinen för sociala medier. När vi kommunicerar på sociala medier ska det tydligt framgå att kommunen är avsändare. Privata konton på sociala medier ska inte användas i tjänsten.

Ansvar

Vara kommun ansvarar för allt som publiceras på kommunens sociala medier. Ansvaret omfattar både uppgifter som kommunen själv publicerar och innehåll som andra publicerar på de officiella kontona.

Konton och behörigheter i sociala medier hanteras centralt av kommunikationsavdelningen. Kommunikationsavdelningen hjälper till, vägleder och ger konsultativt stöd i frågor som rör användningen av sociala medier.

Enheten själv ansvarar för publicering av innehåll på kontot samt att hålla sig uppdaterade på gällande lagar och regler.

Kommunikationsavdelningen ansvarar för att uppdatera riktlinjerna vid behov.

Privatperson

Medarbetares privata inlägg på sociala medier är inte allmän handling men det är viktigt att inte blanda ihop rollerna. Som anställd ska du tänka på att inte skriva saker som rör handläggning av enskilda ärenden i sociala medier. Eventuell tystnadsplikt för sekretessbelagda ärenden gäller även där.

Deltar kommunens anställda privat i sociala medier och får en fråga som rör arbetet, bör den anställde uppmana frågeställaren att skicka vidare frågan till Vara kommuns officiella Facebook-sida eller annan officiell kanal så att vi kan registrera den som allmän handling.

Kommunen som avsändare

Tydliga kännetecken ska användas för att informera om identiteten när Vara kommun agerar i sociala medier. Så långt det är möjligt ska kommunens grafiska profil följas. Kommunens namn och logotyp ska användas i profilen för användarkonton i sociala medier. Att ange Vara kommuns webbplats, mejladress, telefonnummer och fysiska adress stärker identiteten och trovärdigheten.

I det sociala mediet ska Vara kommun informera om syftet med användningen av tjänsten, vilken typ av kommentarer den är avsedd för samt att inlägg blir allmänna handlingar. Information ska också ges om innehåll som inte får förekomma och åtgärder vid överträdelser. Användare bör uppmanas att anmäla kommentarer som kan vara i strid med dels GDPR, dels med tjänsteleverantörens användarvillkor.

Vara kommun ska ha en uppdaterad förteckning på den egna webbplatsen över vilka externa webbplatser som kommunen är aktiv på.