Rutin för fordonshantering

Antagen av kommundirektören 30 April 2020

Innehållsförteckning

1. Syfte
2. Organisation och ansvar
3. Fordonsanskaffning
4. Fordonshantering
5. Försäkringar
6. Bilpooler
7. Cykelpooler
8. Historik

Syfte

Rutin för fordonshantering syftar till att beskriva kommunens fordonshantring och organisationen för detta. Inriktningen på en fossiloberoende fordonspark har en grund i kommunens övergripande mål för perioden 2020–2023.

Organisation och ansvar

Fordonsansvarig

Fordonshanteringen handhas av en fordonsansvarig som har det övergripande ansvaret för samtliga leasade/köpta fordon. Fordonsansvarig administrerar anskaffning, avyttring och hantering av nya fordon samt ansvarar för optimering av fordonsparken.

Samtliga fakturor som hör till fordonen går till fordonsansvarig som gör interndebitering ut till verksamheterna varje månad.

Enhetschef

Vid nyanskaffning kontaktar enhetschefen fordonsansvarig som tillsammans med enhetschefen bedömer vilket fordon som är lämpligt för verksamhetens behov utifrån gällande ramavtal för V6. Enhetschefen ansvarar för att fordonet levereras till fordonsansvarig när den ska avyttras. Vid avyttring ska instruktionsbok, servicebok samt två uppsättningar nycklar medföljas. Drivmedelskort återlämnas till fordonsansvarig som sedan spärrar dem.

Fordonskontakt per enhet

Varje enhet har löpande ansvar för enhetens fordon. En fordonskontakt ska finnas på varje enhet som har fordon. Fordonskontakten ombesörjer skadeanmälningar, bokar tid för service/hjulskifte, tvätt, drivmedelskort, laddning, introduktion vid ny personal, ansvarar för att det finns bilpärmar i varje fordon.

Fordonsförarens ansvar

Som förare av ett fordon märkt med Vara kommun är medarbetare tydliga och identifierade marknadsförare för kommunen. Att medarbetare följer lagar och regler är en självklarhet. Utöver detta ska samtliga förare av Vara kommuns fordon vara goda föredömen i trafiken och följa kommunens rutin.

Det är inte tillåtet att t.ex. ta ett fordon hem för att äta lunch eller andra privata ärenden. Det innebär att det inte är tillåtet att ta fordonet eller cykeln som ägs av kommunen hem över natt.

Eventuella fortkörnings- och felparkeringsböter betalas av föraren själv. Allvarligare trafikbrott kan medföra även arbetsrättsliga åtgärder.

Fordonsanskaffning

Finansiering

Upphandling av finansiering genomförs enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) och kommunen tecknar avtal med finansieringspartner efter samordnad upphandling med V6 kommunerna.

Fordonsval vid inköp

Upphandling av billeverantör genomförs enligt LOU och kommunen tecknar upphandlingsavtal efter samordnad upphandling i V6.

Upphandlingsavtalet ska följas och så långt det är möjligt ska kommunen välja fordon som är fossiloberoende¹.

Följande val bör beaktas vid inköp av fordon:

1. Prioritet är att välja ett fordon som har möjlighet att framföras på ett bränsle som i huvudsak är fossiloberoende exempelvis eldrift, etanol, fordonsgas, HVO. Utifrån ett risk- och sårbarhetsperspektiv ska fordonsparken bestå av en mix av fordon som kan drivas på olika drivmedel.
   
2. Följande fordonsmodeller finns upphandlade: Liten personbil, mellanstor personbil/kombi, fyrhjulsdriven bil, minibuss 6-9 personer, skåpbil 2,5 m³ – 15m³, pickup,
   
3. Fordonet bör köra minst 700 mil per år, om verksamheten inte kommer upp till sträckan hänvisas verksamheten till gemensam bilpool.

I de fall särskilda skäl finns kan avsteg från prioriteten göras. Särskilda skäl kan vara exempelvis att fordonet tankas i huvudsak utanför centralorten eller att det av framkomlighetsskäl behövs ett fyrhjulsdrivet fordon som inte kan tankas med fossilfria drivmedel.

¹ Ett fordon som har möjlighet att framföras på ett bränsle som inte i huvudsak är bensin eller diesel, ex. Fordon med E85, fordonsgas, batteridrift, laddhybrid, vätgas, HVO 100. Källa: Miljöfordon Sverige

Personbilar

I kommunen gäller som huvudregel en leasingtid om 36 månader för personbilar.

Minibussar

Minibussar får endast köras av den som har D-körkort eller som har genomgått en av kommunen särskilt anvisad utbildning. För minibussar gäller en leasingtid om 60 månader.

Släpvagnar

I kommunen förekommer släpvagnar som ägs av kommunen och respektive verksamhet.

Lastbilar, traktorer, pickuper och grävmaskiner

Lastbilar, traktorer, pickuper och grävmaskiner får antingen ägas eller leasas. Leasingtiden bör minsta vara 60 månader.

Färg på fordon och märkning

Kommunens fordon ska vara vita och märkas med kommunens logotyp.

Alkolås

Alkolås ska finnas i kommunens fordon, alternativt skåp med alkomätare där nycklarna förvaras.

I det fall fordonet inte har ett installerat alkolås ska det föras en dialog med enhetschefen om alkolås bör eftermonteras. Beräknas fordonet behållas längre än 2 år så bör man eftermontera ett alkolås i fordonet.

Vid de fall rödblås sker tar fordonsansvarig kontakt med enhetschefen.

Elektronisk körjournal

Kommunens fordon ska utrustas med en elektronisk körjournal. (Beslutat i central samverkan 2016-02-23, §4)

Fordonshantering

Tvätt

Fordonen ska skötas väl och hållas rena både invändigt och utvändigt. Rutiner för tvätt tas fram för respektive enhet i samråd med fordonskontakten. Rökning och djur är förbjuden i samtliga av kommunens fordon.

Löpande underhåll

Fordonskontakten ansvarar för att fordonet servas och är i det skick som vägtrafiklagstiftningen föreskriver. Service av fordonen görs enligt fordonets serviceintervall.

Drivmedelskort och drivmedelsval

Vara kommun tillhandahåller drivmedelskort via upphandlat företag och dessa beställs av fordonsansvarig.

Om fordonet är anpassad för miljöbränsle så ska det väljas i första hand.

Verksamhet som har elfordon betalar för sin energiförbrukning via faktura till aktuellt elhandelsbolag.

Försäkringar

Fordonsansvarig tillsammans med försäkringsansvarig ansvarar för att regelbundet stämma av fordonsförsäkringarna gentemot kommunen och försäkringsbolaget.

Bilpooler

Kommunen har några bilpooler, varifrån medarbetare kan boka fordon. Bilpoolerna ska vara geografiskt sammanhållna.

För allmän bilpool, där alla medarbetare kan boka ett fordon gäller:

• En kostnad tas ut av användaren, per mil samt per timme.
  
• Ej uthämtat fordon ur bilbokningssystemet debiteras med en stilleståndsavgift. En timme efter avtalad tid för hämtning kan ett bokat fordon lämnas till en annan person. Då debiteras den som först bokat fordonet en stilleståndsavgift och en timmes kostnad på fordonet.

Cykelpooler

I kommunhusets reception finns det nio stycken bokningsbara cyklar varav en är eldriven. Dessa kan samtliga anställda boka och nyttja under arbetsdagen. Kostnad för service och reparation betalas av bilpoolen.

Övriga cyklar som finns på respektive enhet ansvaras av respektive enhet.

Historik

Denna rutin ersätter ”Riktlinjer för fordonshantering” antagen 2015-11-05.